Viele Unternehmen verlassen sich auf einfache Dateisysteme wie den Windows Explorer zur Dokumentenverwaltung, übersehen dabei jedoch oft die Risiken und Grenzen dieser Methode.
Kernproblematik: Der Gedanke, dass ein einfaches digitales Archiv in einer Explorer-Struktur ausreichend ist, kann trügerisch sein. Solche Systeme bieten keine Sicherheit gegen das versehentliche oder absichtliche Löschen von Dateien.
Lösung durch ein Dokumentenmanagementsystem: Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) sichert Ihre Daten nicht nur, sondern garantiert auch, dass Dokumente nicht gelöscht werden können. Diese Systeme sind speziell dafür entwickelt, um den Anforderungen an Sicherheit und Zugänglichkeit gerecht zu werden.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems:
- Datenintegrität: Dokumente sind vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt.
- Zukunftssicherheit: Ein DMS bietet robuste Sicherungsoptionen, die eine dauerhafte Archivierung und einfache Wiederherstellung von Daten ermöglichen.
- Kosteneffizienz: Trotz der initialen Kosten für ein DMS sparen Sie langfristig durch die Vermeidung von Datenverlust und die damit verbundenen Kosten.
Fazit: Ein Dokumentenmanagementsystem bietet weit mehr als nur eine Ablage Ihrer Dokumente. Es gewährleistet die Sicherheit und Integrität Ihrer Unternehmensdaten und schützt vor zukünftigen Risiken. Indem Sie in solche Technologien investieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten gut aufgestellt ist.